keunggulan pengelolaan sistem informasi

KEUNGGULAN KOMPETITIF

Keunggulan kompetitif adalah suatu keadaan dimana sebuah perusahaan mampu mendayagunakan dan menggabungkan sumber daya fisik dan sumber daya konseptual.

Sumber daya fisik merupakan sumber daya yang dipunyai perusahaan berupa gedung, peralatan-peralatan, modal maupun 8 unsur elemen lingkungan di sekitar perusahaan yaitu pemasok, masyarakat keuangan, pemerintah, masyarakat global, pelanggan, pesaing, pemegang saham atau pemilik, dan serikat pekerja.

Sebuah perusahaan yang mempunyai sumber daya fisik yang handal dikombinasikan dengan penggunaan sumber daya konseptual, maka perusahaan tersebut akan mampu bersaing dengan perusaah lainnya. Sumber daya konseptual dapat berupa informasi. Informasi adalah data yang mempunyai arti dan telah di olah.

Sumber daya konseptual yang berupa informasi mempunyai beberapa jenis sumber sbb :

  1. Perangkat keras komputer (Hardware)
  2. Perangkat lunak komputer (Software)
  3. Spesialis informasi
  4. Pemakai
  5. Fasilitas
  6. Database
  7. Informasi

Pada sebuah perusahaan dibutuhkan seorang manager yang mampu menggabungkan sumber daya fisik dan sumber daya konseptual. Manager yang bertanggung jawab adalah Chief Information Officer (CIO). CIO adalah manager jasa informasi yang dapat mengelola dan menggunakan sumber daya informasi tersebut. Seorang CIO harus mempunyai rencana strategis untuk mengelola sumber daya informasi tersebut dalam jangka waktu panjang. Pendekatan yang digunakan oleh para CIO disebut dengan Strategy Planning for Information Resource (SPIR).Para CIO harus mampu juga membuat konsep Manajemen Sumber Daya Informasi (IRM).


CBIS dan SISTEM (computer based information system)

Beberapa faktor manajemen informasi yaitu meningkatnya persoalan perusahaan, perekonomian internasional, persaingan global, peningkatan tekhnologi, singkatnya waktu. Sumber daya utamanya adalah sumber daya fisik (manusia, material, mesin, uang) dan sumber daya konseptual (informasi).

Beberapa tingkatan manajemen adalah Tk.perencanaan strategis (direktur & wakilnya), Tk.pengendalian manajemen (direktur produksi,kepala divisi), Tk.pengendalian operasional (kepala departemen,penyelia,pimpinan proyek). Fungsi manajemen (by Henry Fayol) yaitu planing, organizing, staffing, directing, controlling. Keahlian manajemen adalah komunikasi langsung & tertulis serta pemecahan masalah.

Definisi system ada 2 pendekatan :

  1. Prosedur yaitu kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.
  2. Komponen yaitu kumpulan komponen tertentu yang sedang berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Sedangkan SubSistem adalah bagian dari sistem. Interaksi antar SubSistem ada dua jenis yaitu Interaksi satu arah dan dua arah (timbal balik).

Dua jenis sistem yaitu :

  1. Sistem terbuka ialah sistem yang dihubungkan dengan lingkungan melalui arus sumber daya. Misal sistem pemanas ruangan.
  2. Sistem tertutup ialah sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungan. Misal sistem di laboratorium yang di jaga ketat.

Elemen-elemen sistem antara lain yaitu tujuan, masukan (input), proses, keluaran (output), mekanisme pengendalian & umpan balik. Tujuannya elemen sistem adalah untuk mendukung organisasi dari sistem, menentukan pengambilan keputusan, dan menentukan arah kegiatan dari operasi perusahaan (by Hall 2001).

Ada 8 elemen diluar yang disebut lingkungan dan berpengaruh terhadap sistem yaitu pemasok, pelanggan, serikat pekerja, masyarakat keuangan, pemegang saham, pesaing kompetitor, pemerintah, dan masyarakat global.

Data adalah Fakta atau kejadian yang berupa angka atau kode tertentu yang belum mempunyai arti.

Informasi adalah data data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya.


SI untuk Keunggulan Kompetitif

Sumber daya informasi digunakan untuk mencari keuntungan yang signifikan dan berkompetisi dengan perusahaan yang lain. Guna menggali, menganalisa dan menggunakan sumber ini diperlukan suatu sistem informasi strategi (SIS), model inilah yang digunakan untuk berkompetisi tentunya disesuaikan dengan kondisi masing-masing.

Lima area sistem informasi menurut O’Brien adalah Management Challenges, Business Aplications, Information Technologies, Development Processes, dan Foundation Concepts.

Lima Sumber Daya Internal Sistem Informasi Perusahaan adalah People, Software, Hardware, Data, dan Networks.

Delapan elemen lingkungan yang berpengaruh system yaitu pelanggan, pemasok, serikat pekerja, masyarakat keuangan (bank), pemegang saham, pesaing, pemerintah, dan masyarakat global.

Model klasik Michael Porter menjelaskan bahwa untuk dapat bertahan dan sukses berkompetisi harus memperhatikan 5 Competitive Forces yaitu The rivalry of competitor, The threat of new entrants, The threat of substitutes, The bargaining power of customers, dan The bargaining power of suppliers. Ada juga 5 Competitive Strategies yang mendukung hal diatas, yaitu Cost Leadership Strategy, Differentiation Strategy, Innovation Strategy, Growth Strategy, dan Alliance Strategy.

IOS (interorganizational information system)

EDI à IOS

Kombinasi sejumlah perusahaan yang terintegrasi melalui arus informasi.

Kelebihan :

Perusahaan yang menggunakan IOS tidak terkejar oleh perusahaan yang hanya menggunkan EDI

Di dalam keunggulan kompetitif, informasi memiliki beberapa sumber yaitu Hardware, Software, spesialis komputer, pemakai, fasilitas, database, dan informasi.

Beberapa peranan menjadi CIO (Chief Information Officer) adalah melakukan pelatihan bisnis tidak hanya teknologi, buat kemitraan, fokus pada perbaikan bisnis, bangun kepercayaan, menjelaskan biaya IS dalam istilah bisnis, dan jangan bersifat Defensive.

Strategi bisnis dan sumber daya informasi memiliki hubungan timbal balik dengan menggunakan pendekatan SPIR (Strategy Planning for Information Resource).

EUC

End User Computing (EUC) meliputi Pemakai Akhir Tingkat Menu, Pemakai Akhir Tingkat Perintah, Pemakai Akhir Tingkat Programmer, dan Pemakai Akhir Tingkat Fungsional (spesialis informasi).

Manajemen Sumber Daya Informasi atau yang biasa disebut IRM adalah aktifitas para manager untuk mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi. Ini dipengaruhi oleh 6 kondisi yaitu Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul, Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama, Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak, Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis, Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi, dan Strategi untuk mendorong dan mengelolah EUC.
Ada 5 komponen IRM yaitu 8 elemen lingkungan perusahaan, eksekutif perusahaan, bidang fungsional, Sumber Daya Informasi, dan pemakai. Model IRM, memperlihatkan bagaimana tingkat-tingkat sistem mempengaruhi IRM, lingkungan membentuk super sistem dari perusahaan, manajer perusahaan pada tingkat tertinggi merencanakan strategi yang membuat perusahaan mampu mencapai tujuan, area fungsional menggambarkan subsistem perusahaan, semua rencana strategis fungsional menjelaskan bagaimana sumber daya informasi disediakan bagi para pemakai pada semua tingkatan.
Transaction Processing Systems (TPS) system informasi paling sederhana. TPS dapat menangani permintaan barang pelanggan dan pencatatan absensi perusahaan (proses sistem transaksi yang berlangsung terus menerus). Proses TPS adalah data diolah, disimpan dalam database, diproses menggunakan perangkat lunak pengolah data, dan hasilnya berupa informasi. Semua ini dIpengaruhi  oleh pihak manajemen dan lingkungan diluar TPS.
Input dapat berupa seperangkat komputer yang bertugas untuk menangani proses transaksi. Dari dalam dapat berupa absensi karyawan, data pengiriman barang, atau data permintaan barang. Dari luar dapat berupa sistem permintan/pemesanan barang, faktur-faktur produsen, atau data pembayaran pelanggan.
Processing yaitu Data Internal dan Eksternal di proses menggunakan sistem informasi yang tersedia. Data yang diproses dapat berasal dari alat masukkan dan bisa juga database yang ada.
Database Data dapat digunakan secara langsung atau dapat juga di simpan dalam database. Database selalu di update sesuai dengan data masukkan yang ada. Dapat berisi : permintaan pelanggan, inventori barang, permintaan barang, data pelanggan dan data supplier.

Document/Report Data yang telah di proses dapat di dokumentasikan berupa report dan documents. Report dapat berupa kondisi barang yang ada, pengemasan suatu produk. Documents dapat berupa pengecekan sistem pembayaran barang.

Kesimpulan TPS yaitu Dapat menangani jumlah data input yang cukup besar. Waktu proses sangat cepat. Output juga cukup besar (sesuai input). Dapat dilakukan proses Auditing. Keamanan data dapat dijamin. Mendukung untuk penggunaan banyak pemakai. Kapasitas penyimpanan besar. Membutuhkan kehandalan yang tinggi.

Perkembangan TPS Basis data yang ada dapat digabungkan. Digunakan untuk membuat laporan-laporan bagi manajer di semua level. Melibatkan sistem fungsional: SIPEM, SIA, SIKEU, SIPRO, SISDM.

System proses data ada dua cara yaitu pemrosesan Batch dan pemrosesan Online.

Manajemen Information System merupakan pengembangan dari TPS. Sedangkan TPS sendiri belum memenuhi kebutuhan para manajer fungsional (bagian pemasaran, keuangan, produksi, SDM). Perbedaannya dengan TPS adalah informasi yang dihasilkan ada dua tipe yaitu Report Writing Software dan Mathematical Model.

Report writing Software Menghasilkan laporan khusus dan laporan periodik dikodekan pada sebuah perangkat lunak dan disiapkan untuk membuat penjadwalan. Laporan khusus atau special report sering disebut ad hoc report, berfungsi untuk menangani informasi yang tidak dapat ditangani.

Mathematical Model Menghasilkan informasi secara matematik untuk kegiatan sebuah perusahaan. Dengan model ini semua tugas dan pekerjaan pada sebuah perusahaan dapat menjadi lebih mudah dan cepat.

Karakteristik SIM (menurut Turban 1995) SIM beroperasi pada kegiatan dan tugas terstruktur. SIM dapat meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya. SIM menyediakan laporan dan kemudahan akses untuk pengambilan keputusan bagi manajer secara tidak langsung.

Model yang kedua adalah model Matematis (by Mc. Leod). Model mathematical dapat menyederhanakan proses yang akan dibuat, Menggambarkan peristiwa yang terjadi selama proses berjalan. Menggambarkan suatu object atau kegiatan. Ada 3 model Matematis yang ditawarkan yaitu Model Statis dan Dinamis, Model Probabilistik atau Deterministik, dan Model Optimasi atau Suboptimasi.

Model Statis merupakan model yang tidak menyertakan variabel waktu dalam sebuah proses. Model Dinamis adalah model yang bekerja secara real time yang menyertakan variabel waktu dalam prosesnya. Model Probabilistik atau deterministik Model Probabilistik merupakan model yang menggunakan formula mengenai peluang suatu kejadian tertentu.

Probabilitas 0.00 à kejadian hampir pasti tidak mungkin terjadi; 1.00 à kejadian hampir pasti terjadi. Model Deterministik kebalikan dari model probabilistik.

Model optimasi atau suboptimasi Model Optimasi merupakan model yang memiliki solusi penyelesaian yang terbaik dari berbagai alternatif. Untuk dapat mencapai tujuan, setiap permasalahan harus dapat diukur & tidak biasa. Model Suboptimasi memungkinkan para manajer memasukkan serangkaian keputusan yang telah diambil dan model akan memproyeksikan hasilnya.

Keuntungannya adalah Proses pembelajaran terjadi terhadap sistem yang sedangberjalan. Mempercepat proses (krn ada simulasi). Dapat memprediksi kejadian dan proses di masa depan. Proses trial-error dihindari untuk dapat menghemat biaya.

Kerugiannya adalah Tidak semua pemakai memahami terhadap model (à tingkat kerumitan tinggi). Dibutuhkan tingkat pengetahuan matematika yang tinggi.

Outputnya ialah Berupa laporan dan model dapat di ilustrasikan dalam bentuk tabel dan grafis. Beberpa manajer tingkat menengah dan atas sering kali hanya membutuhkan bentuk grafis karena mudah dibaca untuk bahan pengambilan keputusan.

Keuntungan bentuk grafis yaitu Mudah mencari ikhtisar data. Dapat memperkirakan tren atau kecenderungan sistem untuk waktu yang akan datang. Dapat membandingkan beberapa variable . Dapat dilakukan peramalan.

DSS

System Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) dibuat sebagai suatu cara untuk memenuhi kebutuhan seorang manajer dalam membuat keputusan yang spesifik dalam memecahkan masalah yang spesifik pula.

Tahapan dalam pengambilan keputusan yaitu:
1). Tahap Pemahaman yaitu sebuah proses pemahaman terhadap masalah dengan mengidentifikasi dan mempelajari masalah terhadap lingkungan yang memerlukan data, mengolah data, mengujinya, menjadikan petunjuk dalam menemukan pokok masalah dan mencari solusi (bergerak dari tingkat system ke subsystem).
2). Tahap Perancangan yaitu sebuah proses pengembangan, analisis dan pencarian alternatif tindakan atau solusi yang mungkin untuk di ambil/ dilakukan (Identifikasi dan mengevaluasi alternatif).
3). Tahap Pemilihan yaitu sebuah proses pemilihan salah satu alternatif solusi yang dimunculkan pada tahap perancangan untuk menentukan arah tindakan dengan memperhatikan kriteria-kriteria berdasar tujuan yang dapat dicapai pada tahap berikutnya (memlih solusi terbaik).
4). Tahap Penerapan yaitu sebuah proses untuk melaksanakan dan menerapkan alternatif tindakan yang dipilih untuk menyelesaikan permasalahan yang telah di identifikasi (menerapkan solusi dan membuat tindak lanjut).

Berbagai jenis keputusan ialah keputusan tak terprogram, terprogram, dan semi terprogram.
Berbagai jenis masalah yang ada yaitu masalah terstruktur (terdapat 3 tahap yaitu pemahaman, perancangan, dan pemilihan), masalah tidak terstruktur (tidak terdapat dalam 4 tahap), dan masalah semi terstruktur.

Keharusan DDS yaitu Membantu manajer dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur, mendukung penilaian manajer, dan meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer dari hanya sekedar efisiensi.
Model DSS dimana terdapat database yang isinya digunakan oleh Perangkat Lunak Penulisan Laporan (menghasilkan laporan periodik maupun khusus), Model Matematika (menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen), dan Perangkat Lunak GDSS.

Perangkat lunak penulisan laporan
Laporan periodik = disiapkan sesuai jadwal
Laporan khusus = disiapkan ketika sesuatu yang luar biasa terjadi
Menyatukan Management by Exception ke dalam laporan
à konsep yang memungkinkan manajer hanya memperhatikan aktifitas yang layak mendapatkan perhatian manajemen

Dapat disatukan dalam satu laporan melalui 4 cara :
1). Menyiapkan laporan hanya jika terjadi perkecualian
2). Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian
3). Mengelompokkan perkecualian bersama-sama
4). Menunjukkan varians dari normal

Perangkat lunak GDSS memungkinkan beberapa pemecah masalah bekerja bersama-sama sebagai satu kelompok untuk mencapai solusi. Pemecah masalah dapat mewakili sebuah komite atau tim proyek, para anggota kelompok dapat berkomunikasi secara langsung atau melalui GDSS.

GDSS adalah Suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam satu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interfase bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama.

Proses yang terjadi pada GDSS :
1. Mengorganisasi pendapat yang muncul dalam kelompok
2. Mengumpulkan informasi
3. Mengurutkan berdasar prioritas
4. Mengumpulkan aspek-aspek pendukung

Otomasi perkantoran (Office Automation) Mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan (siapa saja yang menggunakan OA). Kelompok pemakai OA adalah pekerja terdidik (manajer dan profesional), sekretaris, dan pegawai administrasi. Tujuan dari OA ialah mengurangi biaya administrasi, pemecahan masalah, dan pelengkap serta bukan pengganti. Beberapa contoh aplikasi OA yaitu pengolahan kata, E-mail, voice mail, kalender elektronik, konferensi audio/video, konferensi komputer, PAX, imaging, dan dekstop publising.
Pengolahan kata yaitu Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang berkaitan dengan penyiapan dokumen yang tercetak.
Surat elektronik /E-mail ialah Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminak komputer dan alat penyimpanan.
Voice mail ialah Pengiriman pesan dengan mengucapkan ke dalam telepon, dan pesan yang telah terkirim, oleh penerima dapat diambil melalui telepon juga.
Kalender elektronik Penggunaan jaringan komputer untuk membuat, menyimpan dan mengambil agenda pertemuan (jadwal kerja).
Konferensi audio Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.

Daya tarik konferensi audio :
1. Biaya relatif murah bagi perusahaan
2. Orang-orang merasa nyaman berbicara
3. Butuh beberapa menit saja untuk menyiapkan peralatan

Ke-efisiensi-an sebuah konferensi audio :
1. Di tunjuk moderator (orang yang mengkoordininasi jalannya konferensi)
2. Jumlah peserta dibatasi (< 6 orang)
3. Ada hasil dari pembicaraan yang dibagikan keseluruh peserta atau rekaman konferensi     harus disimpan
4. Setiap peserta yang akan bicara harus meng-identifikasi dirinya

Penggunaan peralatan komunikasi suara dan gambar untuk membuat suatu hubungan audio-video diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi

Terdapat 3 konfigurani :
1. Video satu arah dan Audio satu arah
2. Video satu arah dan audio dua arah
3. Video dan audio dua arah

Penggunaan peralatan komputer untuk melakukan komunikasi yaitu gabungan dari konferensi audio, video, dan komputer ialah Teleconference.
Facsimile Trabsmision (FAX) Penggunaan peralatan komunikasi khusus yang dapat membaca document pada satu ujung saluran komnukasi dan membuat salinannya di ujung yang lain.

About these ads

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: